Overordna arkivansvar

I følgje § 6 i Lov om arkiv (arkivlova), pliktar alle offentlege organ å ha arkiv. Desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Kommunedirektøren har i følgje kommunelova § 23 og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i Forskrift om offentlege arkiv.

Leiarar for dei administrative einingane i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, har fått delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiaren er kommunen sin arkivfaglege rådgjevar, og har det overordna ansvaret for drift og vedlikehald av kommunen sine arkiv. Dette gjeld både kommunen sitt elektroniske arkiv og papirarkiv.

I arkivfaglege spørsmål er arkivleiar overordna andre tilsette i kommunen, og har full instruksjonsmynde i høve til arkivrelaterte spørsmål og problemstillingar. Inn under dette kjem mynde til å beordra utarbeiding og oppfølging av arkivrutinar der dette er naudsynt. Arkivleiar kan delegere si mynde heilt eller delvis til andre tilsette.

Arkivleiar har rett og plikt til:

1. Å rapportera til kommunedirektøren om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
2. Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen.
4. Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevarte og sikra.
5. Å halda arkivplanen vedlike.
6. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje nye sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
7. Å vera kontaktperson for Interkommunalt arkiv i Rogaland.

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv.
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse.
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring.

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivtenesta i Gjesdal kommune er delvis sentralisert. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er fagleg leiar for arkivtenesta, og er i tillegg fagleg overordna for arkivpersonalet i andre kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande dokument og andre førespurnadar utanfrå (journalføring).
2. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
3. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Digitaliseringsstrategi

• Digitaliseringsstrategi for Gjesdal kommune 2023–2026

Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA) sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv
2. Hjelp til utarbeiding og revisjon av arkivplan
3. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
4. Gje rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
5. Utvikling av rutinar for å bevara elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
6. Mottak av eldre og avslutta papirbasert arkiv i samsvar med særskild avtale
7. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale 
8. Gjere arkiva tilgjengeleg for bruk og gje informasjon og rettleiing til publikum
9. Gjere arkivkatalogar tilgjengeleg på internett