BEGREP

FORKLARING

Arkivtjeneste

Dokumentsenteret er en felles arkivtjeneste for enheter knyttet opp mot sentralt saksarkiv. Ytre enheter med desentralisert saksarkiv, har egen arkivfunksjon ivaretatt av sekretær/adm. konsulent. Omsorgsdistrikt og barnehager er eksempler på enheter med desentralisert saksarkiv. Fellesnevneren for de sentraliserte arkivene, er at alle benytter seg av kommunens sak-/arkivsystem Public 360.

Arkivdokument

Et arkivdokument er et dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for enheten. Dersom dokumentet faller inn under reglene for arkivbegrensning er det ikke arkivverdig. Arkivverdige dokumenter skal journalføres/registreres i aktuell sak.

Arkivverdig

Vurdering om et dokument (se egen definisjon nedenfor) skal arkiveres eller ikke.

Arkivverdige dokumenter er dokumenter som enten er gjenstand for saksbehandling eller som på annen måte kan ha verdi som dokumentasjon. For å slå fast om noe har verdi som dokumentasjon kan man stille følgende spørsmål:

• Har jeg behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
• Har noen andre behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
• Er det viktig at offentligheten får tilgang til dokumentet?
• Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
• Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
• Kan det komme erstatningskrav til kommunen om disse sakene i etterkant?

Avskrive

Å avskrive et dokument betyr å «kvittere» for det i journalen (se egen definisjon) ved å forklare hvordan det ble behandlet. Et innkommende brev kan for eksempel besvares med et utgående. Det innkommende dokumentet vil da bli avskrevet med «brev ut». Et brev kan også avskrives med «til orientering», som er å anse som en bekreftelse på at dokumentet har blitt lest.

Dokument

En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Et dokument kan derfor være et brev, en e-post, en SMS, en lyd- eller videofil, et notat, en samling av datafiler m.m.

Intern skjerming

Intern skjerming utføres ved å legge begrensninger på tilgangen til deler av et arkiv slik at ikke alle Public 360-brukere har mulighet til å se innholdet i dette arkivet. Kun ansatte med et saklig behov skal ha tilgang til for eksempel en barnevernsmappe.

Journal/

postjournal

Register over saksdokumenter (se egen definisjon) som behandles i et organ.

Journalføring

Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumener som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Kopibok

Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i en enhet.

Offentlig journal

En journal er en oversikt over inn- og utgående dokumenter. Public 360 ivaretar funksjonen som journal. Offentlig journal gir publikum anledning til å følge med på kommunens inn- og utgående dokumenter. Denne tjenesten gjør det enkelt å søke om innsyn i dokumenter og saker som behandles i kommunen. Gjesdal kommune sin offentlige journal liste finner du her.

Passivt arkiv

Arkivmateriale som er tatt ut av dagligarkivet fordi det ikke lenger er i bruk. Forskjellen på passivt arkiv og avsluttet arkiv er at det passive materialet kan føres tilbake til dagligarkivet dersom det er aktivitet i det innenfor en gitt tidsintervall. Lengden på tidsintervallen fastsettes i den enkelte rutine for det aktuelle arkivet. Dersom det ikke er noen aktivitet innenfor tidsintervallen, kan arkivet avsluttes og overføres til arkivdepot på Rådhuset eller Interkommunalt arkiv etter egne rutiner. Passivt arkiv er aktuelt for arkivserier ordnet etter objekter, som f.eks. fødseldato, navn eller gårds-/bruksnummer.

Protokoll

Innbundet bok bestående av arkivdokumenter som samles i egen serie, for eksempel manuelle journaler og kopibøker.

Restansekontroll

Restansekontroll er en lovpålagt oppgave som skal sikre at alle innkommende dokumenter blir behandlet av kommunen

Restanseliste

Restanseliste er en oversikt over innkommende dokumenter som ikke er behandlet. For at restanselisten skal gi et realistisk bilde er det viktig at innkommende dokumenter

• Besvares med «brev ut», «epost ut», «internt notat/epost med oppfølging» eller
• Avskrives med «tatt til orientering» eller «besvart pr. tlf»

Sak

Saker brukes for å gruppere dokumenter på emne, som for eksempel personalmappe, barnemappe, elevmappe, generelle henvendelser m.m.

Saksbehandler

Den person i enheten som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

Saksdokument:

Et saksdokument er et dokument som er kommet inn til eller produsert av en enhet som del av en saksbehandling.

Sensitive opplysninger

Dokumentasjon som inneholder opplysninger som faller inn under taushetsplikten.

Tilgangsgrupper i sak-/arkivsystem

Benyttes internt blant brukere av et sak-/arkivsystem for å begrense tilgangen til dokumenter med sensitiv informasjon . En tilgangsgruppe er en forhåndsdefinert gruppe som får tilgang til gitte dokumenter i kraft av sin stilling/funksjon.