Gjesdal kommune har overført store deler av papirarkivet til depot hos Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKA). I oversikten over arkivlokaler har vi et fjernarkiv i Rettedalen 11, men kapasiteten der er sprengt. Derfor bør deponering av arkivmateriale herfra prioriteres i arbeidsplanen til IKA for 2025. I praksis betyr dette at vi ikke har noe fjernarkiv som ytre enheter kan benytte seg av. Samtidig har behovet for fjernarkiv blitt redusert i takt med digitaliseringen av arkivene.

I kartleggingen av bevaringsverdig papirarkiv som IKA initierte i 2023, ble det klart at hoveddelen av papirarkiv hos Gjesdal kommune er eiendomsarkiv og fjernarkiv, som i stor grad er ordnet. Arealbruk har i tillegg budsjettert for digitalisering av eiendomsarkivet tidligere år.

Tidligere benyttet kommunen det gamle bankhvelvet i Rettedalen 7 som arkivrom, men i forbindelse med ombyggingen av Rettedalen 7 til Familiens hus inngikk kommunen en avtale om ordning og katalogisering av papirarkivet som sto der med IKA. Arkivmateriale på papir skal normalt overføres til depot når det er 25-30 år gammelt. Siden arkivene vi deponerte var av nyere dato, inngikk vi en avtale om bortsettingsarkiv. Det vil si at vi som eierkommune i IKA blir fakturert for saksbehandling i arkivmaterialet. Avtalen gjelder betjening av arkivmateriale som i utgangspunktet er for nytt til å avleveres til depot, jf. reglene i arkivforskriften § 20 og kapittel 6 i riksarkivarens forskrift. Det vil si papirarkiv yngre enn 25 år. Kommunen overførte materialet til IKA våren 2022. Annet materiale som overføres på et senere tidspunkt kan også komme inn under denne avtalen, men bare så lenge kommunen har ledig kapasitet i depot og etter skriftlig bekreftelse fra IKA. Avtalen varer frem til det aktuelle arkivmaterialet er eldre enn 25 år. IKA sluttførte arbeidet med ordningsprosjektet i november 2023.