Kommunedirektøren har ifølge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter.

Innholdet i kommunedirektørens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver § 1: «Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet.»

Gjesdal kommune sitt delegasjonsreglement viser at arkivansvaret er delegert fra kommunestyret til kommunedirektør, til personal- og organisasjonssjef og videre til arkivleder: Delegeringsreglement | Gjesdal kommune (kf.no)

Gjesdal kommune er ett arkivorgan, med en felles arkivtjeneste.

Arkivleder har faglig ansvar for kommunens samlede dokument- og arkivtjeneste, arkivdanning og bevaring av arkivmateriale. Arkivtjenesten har det daglige ansvaret for sentralarkivet til kommunen. Dette innebærer daglig fagansvar for arkiv, ansvar for postregistrering og journalføring, rollen som arkiv- og systemansvarlig i sak- og arkivsystemet. I tillegg innsamling og forvaltning av eldre arkiv fra alle kommunens enheter. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre virksomheter kun er ansvarlig for de arkivene som til enhver tid befinner seg i virksomheten/ avdelingen.

Arkivtjenesten er plassert på Storahuset (rådhuset) i Gjesdal kommune. All post til kommunen, både fysisk post og post gjennom digitale løsninger (postmottak e-post, SvarInn (eDialog), Altinn og annet) kommer til servicesenteret/arkivtjenesten, og blir håndtert der.

Følgende enheter fører egen post i sikker sone:

• barneverntjenesten
• pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT)
• NAV sosialtjenesten 
• Gjesdalskolen (elevsaker)
• helse (klientsaker)