Avtale om deponering av personregistre

Med hjemmel i personopplysningsloven §§ 11, 15 og 28 inngår herved .

kommune avtale om deponering av personregistre hos Arkiv i Nordland (AiN).

Avtalen gjøres gjeldende fra 1.1.2005.

1. Arkivmaterialet

I henhold til denne avtalen kan følgende personregistermateriale deponeres hos AiN:

Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester

—

Barnevernsarkiv (barnevernsmapper) etter lov om barneverntjenester

Pleie og omsorgsarkiv (brukermappe) etter lov om sosiale tjenester

—

Elevarkiv (elevmapper) i grunnskolen/videregående

Arkiv vedrørende barn i barnehage (barnemappe)

—

Klientarkiv (1dientmapper) innen PPT

—

Klientarkiv (klientmapper) fra flyktningkontor

—

Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten

2. Deponentens ansvar

Deponenten skal før overføring:

—

ta kontakt med AiN for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak

ordne materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon

—

listeføre materialet (lage avleveringsliste)

—

pakke materialet.

Mer utfyllende infonnasjon finnes i AiNs deponeringsinstruks.

3. Arkiv i Nordiands ansvar

AiN forplikter seg til å:

sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller

arkivforskriftenes krav til arkivdepot.

sørge for at materialet forvaltes i tråd med gjeldende lovverk om taushetsplikt og

sperregrenser.

sørge for at deponent far kopi av enkeltmapper når hjemmel for innsyn og bruk er i

henhold til personopplysningslovens §§§ 11, 18 og 24.

gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens §§ 13 og 14

holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand.

oppbevare fotografier i syrefaste konvolutter i saksmappen.

4. Kostnader

For oppbevaring og betjening av personregister betaler deponenten en avgift som fastsettes av

styret i IKAN, p.t. kr 150 pr. hyllemeter i året.

5. Oppsigelse

Partene kan si opp avtalen gjensidig med ett års varsel.

Bodø,

D onent Arkiv i Nordland